El empleo de tecnologías de la información en una PyME sólo tiene sentido si impacta positivamente en el negocio. Si la tecnología no ayuda a vender, producir, administrar o prestar un mejor servicio, termina transformándose en un costo que se acepta por costumbre y no por convicción.
Esta afirmación parece obvia, pero no siempre se aplica. Muchas empresas tienen sistemas, servidores y servicios contratados, aunque nadie dispone de una visión completa sobre cómo se relacionan entre sí ni sobre qué ocurriría si uno de ellos dejara de funcionar.
El rol de la tecnología en una PyME
Podríamos decir que Ventas, Producción y Administración forman una trilogía crítica. Una venta mal registrada afecta la entrega y la facturación. Un proceso productivo mal resuelto impide cumplir con lo pactado. Una administración deficiente puede convivir durante años con la Empresa, hasta que el estancamiento se vuelve imposible de ocultar.
Para ordenar procesos e información, el apoyo de la tecnología es indiscutible. Pero también es cierto que una herramienta de gestión, una base de datos o una infraestructura adecuada requieren seguimiento. No se instalan y se olvidan.
La dependencia tecnológica
Una vez que una Empresa incorpora soluciones basadas en tecnología, va a depender de ellas. Esto no es necesariamente negativo, pero implica aceptar que existe un costo de operación, mantenimiento, seguridad y mejora continua.
¿Cuántas PyMEs están en condiciones de crear y mantener un departamento IT propio? Encontrar a las personas adecuadas, capacitarlas y retenerlas puede ser una tarea grande y costosa. Es en estos casos donde puede aplicarse el concepto de Gerenciamiento IT externo.
Qué debería aportar un gerenciamiento IT
El objetivo no es solamente atender tickets. Es alinear los objetivos de la Dirección con los servicios IT, mantener un proceso de mejora sobre la calidad de atención a los usuarios y planificar inversiones, riesgos y costos.
En la actualidad también es posible incorporar IA para clasificar incidentes, analizar eventos y asistir tareas repetitivas. Pero antes deben existir procedimientos, responsables y datos confiables. La IA puede acelerar un proceso ordenado; difícilmente pueda ordenar por sí sola una Empresa desorganizada.
El Gerenciamiento IT permite contar con una mirada externa y continua sobre la tecnología, sin necesidad de construir toda la estructura internamente.