Respaldo de información. Puntos de vista sobre el backup en la Pyme.

El backup debe ser la garantía que ante una falla del sistema informático, la empresa podrá seguir operando.

En el día de hoy se habla más de “disponibilidad” de la información, en lugar de “respaldo o resguardo” de la información. La disponibilidad no sólo refiere a que la información esté salvada dentro de un dispositivo, sino que en el menor tiempo posible, esté nuevamente disponible para su uso.

Es por eso que el backup, se debe analizar como parte integral de un esquema, que observe el sistema y la infraestructura general de IT. Vale aclarar que es deseable contar con servidores virtualizados, aunque esto ya es tema para otra entrada en el blog.

La operación de respaldo de la información, implica comprimir y copiar a otro dispositivo. Para ello la información debe pasar desde donde se encuentra (un disco en un servidor por ejemplo) a otro lugar y esto implica TIEMPO. Tiempo durante el cual se puede hacer más lento el acceso a lugares físicos, tiempo durante el cual la disponibilidad de ciertos archivos puede estar limitado. Estos tiempos van a depender, además de la operación en sí, de: el estado de la red local, de los tiempo de acceso a discos, de la dedicación de los servidores a la tarea, del tipo de equipamiento empleado y… si se si involucra la nube ó un datacenter externo, también hay que considerar el estado y nivel de servicio de nuestras conexiones a Internet.

Suponiendo que nuestra infraestructura está acorde con la operación, lo que debemos resolver, es qué información  necesitamos disponible ante una situación determinada. Las situaciones pueden variar desde una simple falla en un disco hasta una situación de catástrofe general.

Definir volúmenes de información acotados, que nos permitan manejar las distintas situaciones de fallas, que insuman un tiempo acotado de respaldo y reinstalación… es el objetivo.

Consideremos además que la clave del éxito para resguardar y disponer de la información, es la planificación; dicho de otro modo establecer claramente el “Qué” se resguarda, el “Cómo” se resguarda y el “Dónde” se resguarda.

Comencemos con “Qué” se resguarda. Para ello debemos darle una categoría a la información y la misma se puede clasificar en:

1)      Crítica: es la información que en caso de no existir hace que su negocio se paralice. Esta información tiene que ver con las bases de datos de los sistemas de gestión: información financiera contable, circuito de presupuestación, compra/venta, producción, base de datos de clientes proveedores y atención posventa. Suele ser un volumen chico o mediano, de algunas decenas ó algunos cientos de GBytes, con mayoría de información tipo texto, que está (o debería estar) en  Bases de Datos, en los servidores.

2)      Operativa: es la información del día a día, que en caso de no existir generaría complicaciones, pero no parálisis. Generalmente se la asocia a emails de negocios, cursados entre los integrantes de la empresa, clientes y proveedores; reportes varios, planillas o listas de precios de proveedores etc. Esta información es más voluminosa y puede encontrarse en algunos casos en PCs de escritorio, fuera de los servidores y de los sistemas de gestión. Es un volumen mayor que el crítico, de algunos cientos de GBytes.

Se puede considerar como parte del resguardo operativo los “snapshots” que se tengan de servidores virtualizados; esto facilita en modo extremo el hecho de salir operando desde cualquier posición física ante una catástrofe.

3)      Apoyo: es la información que se produjo desde distintos sectores, que tiene un grado de variabilidad menor ó en muchos casos es estática (se generó y queda así hasta que se genere una nueva versión).  Suele tener que ver con diseños, cursos, marketing, detalles de procesos, manuales etc. Esta información suele tener formato variado (imágenes, películas, cads etc.). Pueden ser voluminosa, en el  orden de TBytes.  También suele ser guardada en PCs de escritorio, fuera de los servidores.

4)      Personal: Es la información propia de todo las personas que trabajan. Puede o no ayudar a producir información para la empresa. El volumen de esta información suele ser indeterminado.

Lo mínimo a resguardar es la información denominada crítica; es deseable además, que se resguarde la información operativa y aquella información de apoyo que pueda demandar varias horas de trabajo recuperar.

Con respecto al resto vale cualquier criterio, pero siempre hay que pensar en mantener volúmenes de información acotados para acotar los tiempos. También hay que minimizar o eliminar la información que se encuentre en los discos de las PCs de escritorio y tender a organizar la información a resguardar en servidores.

A partir de allí se debe implementar el esquema del BackUp y los medios a emplear (el “cómo” y el “dónde”), pero a eso lo comentamos, en otra entrada al blog.