Teletrabajo y gestión de usuarios remotos

Teletrabajo en su justa medida.

La época postpandemia puso sobre el tapete algo que en muchas empresas, sobre todo del área de la tecnología desde mediados de los años 90s ya era perfectamente realizable (y de hecho se practicaba), hablamos de “telecommuting” o trabajo remoto.

😈Esto nada tiene que ver con los planteos superficiales que vemos en las redes sociales de “gurúes new age”🎪  y de algunas personas que muestran lo afortunados que son mediante una selfie taggeada “#mioficina” mientras se muestran en traje de baño debajo de una palmera 🌴

Estas personas en particular parecen olvidar que gran parte del trabajo crítico en el mundo real tiene que ver con la presencialidad; de otra forma no habría medios de transporte, casas donde vivir, ropa que ponerse, no se podrían arreglar las caries en sus dientes, ni habría comida para alimentarse, ni notebooks o celulares desde donde escribir sus ideas… 👀

Aclarado el punto y dándole valor al trabajador que transpira y pone el cuerpo en sitio para que todos vivamos mejor, es posible afirmar que hay múltiples actividades laborales que se pueden desarrollar íntegra o parcialmente remotas y que dentro de aquellas actividades que requieren presencialidad también hay actividades puntuales, como la elaboración de un informe, entevistas, diseñar un proceso, redactar un blog y muchísimas acciones más, que permiten la remoticidad en diferentes grados.

Ventajas del teletrabajo 📌

Las ventajas van a variar según quien las analice. Citaremos aquellas principales, que quien demanda trabajo, puede aprovechar.

  • Oportunidades comerciales. Facilita la expansión nacional, regional y global en ventas, compras y distribución.
  • Captación de talento. Se abre el abanico de fuerza laboral disponible, al romper con barreras geográficas.
  • Flexibilidad. Permite acomodar mejor horarios, incluso ampliar la banda de atención horaria según la disposición geográfica de la fuerza laboral y mantener el contacto estemos donde estemos.
  • Mayor bienestar general. Permite organizar mejor los tiempos, sean los que se pierden viajando, o los que se requieren para actividades personales, realizar tareas fuera de la rutina etc.
  • Mayor inclusión. Se brinda mayor accesibilidad desde cualquier entorno, minimizando o eliminando traslados y posibles barreras, facilitando la inclusión de personas con capacidades diferentes.

Muchos citan la disminución de costos operativos como una ventaja. Bajo nuestro criterio es una verdad tomada con pinzas, que puede ser cierto en gran parte de los casos. Dependerá de las actividades de la empresa en particular. En algunos casos puede cambiar la importancia de centros de costos ó permitir pasar costos fijos a variables, según se encare este proceso.

Por otro lado actualizar las plataformas tecnológicas y reforzar el soporte IT para adecuarnos al teletrabajo, aunque haya que realizar inversiones, va a brindar herramientas que ayudarán a optimizar procesos y tareas. En definitiva estaremos aumentando productividad y ventas, algo que toda empresa busca.

Factores a considerar

Teletrabajar implica estar aislado físicamente de la empresa, usualmente dentro del hogar. Esta situación puede acarrear dificultad para limitar actividades, dificultad de delimitación de espacios privados, cambios de rutinas, posturas físicas no adecuadas, fatiga, fluctuaciones del estado de ánimo, cambios emotivos, etc. Estos aspectos, que también deben evaluarse, no son objeto de este breve análisis.

Suponemos además que todo lo relativo a los alcances de las actividades laborales así como los procedimientos para ejecutarlas ya están definidos, porque son elementos indispensables independientemente si la actividad es presencial o remota.

Nos centraremos entonces en cuatro aspectos claves, que la tecnología y una correcta gestión de las herramientas disponibles, ayudan a resolver.

Lógicamente habrá aspectos que se volverán más críticos a medida que nos aproximemos a una modalidad completamente remota.

🎯 Ítems principales a evaluar cuando hablamos de teletrabajo:

1 – Evitar la pérdida del “cara a cara”, con el equipo de trabajo y supervisores.

Las interacciones cara a cara, son las que marcan la cultura empresaria y los encuentros formales e informales donde se da el hecho de compartir experiencias, información, sugerencias etc. Es vital disponer de herramientas que permitan la interacción del personal entre sí y de estos con sus supervisores, incluso de carácter privado entre empleados.

2 – Evitar la dispersión en la atención de actores externos (clientes, proveedores etc.).

Al dispersar físicamente a la fuerza laboral es muy probable que el actor externo pierda el ejercicio de la comunicación centralizada y tienda a contactarse directamente con quien lo asiste. Este efecto puede generar un corte de comunicación entre quienes definen estrategias de todo tipo dentro de la empresa y los interlocutores externos, si quien es el intermediario de ejecutar la acción en representación de la empresa trabaja como un “lobo solitario”.

Este efecto se minimiza mediante plataformas de comunicaciones omnicanales a nivel empresa, centralizadas y supervisadas.

3 – Establecer claramente los estándares y objetivos de productividad.

Deben ser medibles, por ejemplo, cantidad de llamadas, cantidad de tareas a resolver, cantidad de emails a enviar y el seguimiento y evolución de estas actividades.

Esto debe lograrse con el mínimo o nulo llenado de informes extras. No se debe perder tiempo con burocracia adicional.

Se logra con el uso adecuado de extracción de información de CRM/ERP u otros softwares de gestión en forma de reportes o tableros, más el uso de herramientas que informen de manera simple, en caso de ser necesario, la evolución de las tareas.

4 – Controlar la actividad.

¿Qué pasa cuando no se cumplen los objetivos? Seguramente algo anda mal y si es así debemos ser capaces de evaluar cómo el usuario remoto usa el tiempo y en que actividades.

Una gestión correcta y centralizada, nos permite conocer cuánto tiempo de trabajo efectivo, desconocido, improductivo, no productivo o inactivo realiza el trabajador remoto.

👉Una correcta implementación y gestión de la infraestructura tecnológica, nos permitirá contar con los elementos indispensables para que el teletrabajo sume beneficios para todas las partes involucradas.

http://www.netqual.com.ar/netqual/gestion_de_infraestructura_it/

http://www.netqual.biz

CONTACTO

 

Deje un comentario